Je suis toujours à la recherche de moyens d’utiliser la technologie pour optimiser le fonctionnement de mon entreprise. Je suis ravi de partager les outils de productivité que mon entreprise utilise, et j’espère que vous partagerez également ceux que vous utilisez en laissant un commentaire ci-dessous.
Bon nombre de ces services proposent une excellente prise en charge mobile grâce à des applications.
Xero (xero.co.uk)
Logiciel de comptabilité en ligne pour les petites entreprises. Cet outil a révolutionné mon activité au cours de l’année écoulée : il me permet désormais d’établir plus facilement des devis et des factures pour mes clients, de générer des rapports récapitulatifs et de les partager avec mon comptable. Le coût de £20 (environ 23 €) par mois a été largement amorti grâce aux factures supplémentaires que j’envoie depuis que j’utilise Xero.
N.B. : Xero peut être utilisé en France, mais il n’est pas adapté nativement au marché français : disponible uniquement en anglais, il ne fournit ni attestation de conformité à la loi anti-fraude ni fichier FEC, et nécessite un paramétrage manuel de la TVA ainsi que l’export des données pour les déclarations fiscales.
Dropbox (dropbox.com/fr/)
Un service très populaire de partage de fichiers, de stockage et de collaboration basé sur le cloud. Stockez vos fichiers en un seul endroit et accédez-y depuis n’importe lequel de vos appareils. Bien qu’il existe une version gratuite, je dispose d’un compte Dropbox Pro (£79 (environ 92 €) par an), qui offre un espace de stockage considérable de 1 To. Nous l’utilisons pour stocker toutes sortes de fichiers, d’images et de sauvegardes, ainsi que pour partager des idées avec nos clients. Nous avons également récemment commencé à partager des liens vers des fichiers Dropbox depuis nos comptes Gmail, ce qui nous évite d’avoir à envoyer physiquement des pièces jointes volumineuses.
Evernote (evernote.com)
Evernote est parfait pour prendre des notes pendant les réunions et créer des listes. Grâce à son intégration aux principaux services de calendrier, vous pouvez assister à une réunion avec un client, ouvrir Evernote et créer une note automatiquement intitulée d’après le nom de la réunion.. Vous pouvez également capturer des pages Web que vous découvrez en naviguant sur Internet et les enregistrer dans Evernote en quelques clics seulement. Il existe une version gratuite d’Evernote, mais nous utilisons la version « Plus » (25 euros par an), qui nous offre davantage d’espace de stockage et permet de sauvegarder facilement le contenu des e-mails directement dans un dossier Evernote.
N.B. : En 2026, l’ancienne formule « Evernote Plus » n’existe plus et a été arrêtée. Pour obtenir une version payante de base, le premier niveau actuel est le forfait Starter, qui coûte environ 8,25 $ par mois ou 99 $ par an (les prix exacts en euros varient selon votre région sur le site d’Evernote).
Buffer (buffer.com)
Buffer est un outil pratique qui permet de partager du contenu sur plusieurs réseaux sociaux à la fois. Vous pouvez également programmer la publication de vos messages de manière échelonnée sur une période donnée, ce qui vous permet de consacrer chaque jour un peu de temps à remplir votre file d’attente Buffer. L’application est vraiment utile, car elle vous permet de partager du contenu trouvé sur le Web en quelques clics. Nous utilisons la version gratuite de Buffer, qui suffit amplement pour nos comptes Twitter, Facebook, LinkedIn et Google+.
Feedly (feedly.com)
Feedly est mon agrégateur d’actualités préféré. Je l’utilise pour m’abonner au contenu de nombreux sites différents : des blogs de personnes dont j’apprécie les opinions, des sites d’actualités, des sites consacrés à la technologie, des blogs de clients, etc. Si vous trouvez un site qui vous plaît, vous pouvez facilement l’ajouter à votre flux Feedly. Lorsque vous êtes prêt à consulter ces contenus, il vous suffit de lancer Feedly et de parcourir les publications de tous vos sites préférés.
N.B. : il n’existe pas de site Feedly.fr, mais le site officiel Feedly s’adapte automatiquement ou se configure en français selon la langue de votre navigateur ou les paramètres de votre profil.
Freshdesk (freshdesk.com)
Nous utilisons Freshdesk pour améliorer notre service clientèle. Les clients peuvent créer des tickets, qui sont ensuite faciles à suivre et peuvent être attribués à différents membres de l’équipe. Cela permet d’assurer un excellent suivi des problèmes, bien plus efficacement qu’en tentant de retracer les échanges par e-mail.
Brightpay (brightpay.co.uk)
Un système de paie simple destiné à la gestion du régime PAYE pour les petites entreprises, fonctionnant sur un ordinateur de bureau. Il génère les bulletins de paie, les déclarations RTI et tous les autres formulaires nécessaires à la gestion d’une petite masse salariale. Il est facile à utiliser (même pour les novices en matière de paie comme moi) et son utilisation est gratuite si vous employez jusqu’à 3 salariés..
N.B. : BrightPay n’est pas disponible en français, car ce logiciel a été spécialement conçu pour répondre aux exigences des législations fiscales et sociales du Royaume-Uni et de l’Irlande.
Cependant, BrightPay propose un guide officiel consacré à la traduction des fiches de paie dans plusieurs langues, dont le français. Celui-ci aide les salariés non anglophones à mieux comprendre les informations figurant sur leurs documents.
Par ailleurs, l’application mobile BrightPay Employee disponible sur Google Play permet aux employés de consulter et de télécharger leurs bulletins de paie ainsi que d’autres documents associés. Ils peuvent également y accéder aux documents et aux ressources RH mis à leur disposition par leur employeur. L’interface de l’application est proposée en français.
Jpegmini (jpegmini.com)
Au prix de 19,99 $ (avec un essai gratuit), c’est un excellent outil de bureau pour réduire la taille des fichiers JPEG sans perte de qualité. Il est idéal pour traiter des images avant de les mettre en ligne, et il permet également de traiter des dossiers entiers en une seule fois.
Quels outils utilisez-vous pour vous faciliter la vie au travail ?
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